Nikt nie chce wydawać ciężko zarobionych pieniędzy i marnować urlopu na nieudane wczasy. Dlatego podpisując umowę z wybranym biurem podróży należy zwrócić szczególną uwagę na wiele szczegółów. W razie jakichkolwiek reklamacji liczą się jedynie pisemne zapisy umowy, a nie ustne ustalenia. Dlatego wszystkie istotne elementy powinny zostać zapisane w umowie.
Umowa powinna zawierać takie dane jak nazwa organizatora turystyki, jego numer wpisu do rejestru, numer NIP, jak również imię, nazwisko i funkcję osoby, która podpisuje z nami umowę. W umowie musi znaleźć się informacja o miejscu pobytu, trasie i programie wycieczki, a także dokładny czas jej trwania. Na umowie powinna znajdować się dokładna data i godzina wyjazdu i powrotu, oraz ilość noclegów już na miejscu. Może się bowiem okazać, że sporą część czasu wycieczki zajmie sam transport. Należy zwrócić szczególną uwagę na rodzaj i zakres ubezpieczenia. Często się bowiem zdarza, że jest to tylko podstawowy pakiet nie uwzględniający wielu ważnych elementów. W takim wypadku warto indywidualnie wykupić dodatkowe ubezpieczenie turystyczne, by uniknąć wszelkich niepożądanych skutków nieprzewidywanych zdarzeń. Przydatne są informacje o sposobie zgłaszania ewentualnej reklamacji, a także terminy, w których organizator powinien powiadomić o wszelkich zmianach. Przepisy jasno stanowią, że oferta turystyczna nie może wprowadzać klientów w błąd. Koniecznie musi zawierać podstawowe elementy usługi turystycznej.
W razie jakichkolwiek wątpliwości, należy je rozwiać przed podpisaniem umowy, potem będzie już za późno. Dlatego, zanim podpisze się umowę z wybranym biurem podróży koniecznie trzeba dowiedzieć się o wszystkich szczegółach wycieczki. Wszystkie koszty uczestnictwa w takim turnusie powinny być wyszczególnione, tzn. jaka jest całkowita cena imprezy, czy wliczone są do niej np. bilety wstępu do muzeum, koszty przewodnika itp. Czy transport i wszystkie koszty z tym związane, takie jak wiza czy opłaty lotniskowe są już wliczone w cenę. Jeśli organizator zacznie żądać dopłat za różne dodatki, może się okazać, że wybór innej oferty, na pierwszy rzut oka droższego biura, może okazać się bardziej korzystne. Gdy cena podana jest w walucie obcej należy upewnić się po jakim kursie oraz z jakiego dnia będzie ona przeliczona na złotówki. Gdy organizator ostrzega, że cena wycieczki może ulec zmianie, należy upewnić się jakie elementy będą miały wpływ na tą zmianę. Nie zawsze należy szukać ofert w jak najniższej cenie. Jeżeli cena za cały turnus wydaje się być bardzo atrakcyjna, należy ze szczególna ostrożnością przeczytać warunki umowy, sprawdzić jakie należy ponieść koszty dodatkowe, i co najważniejsze, konieczne będzie sprawdzenie wiarygodności biura podróży, które taką wycieczkę oferuje. Czytelnie określona powinna być również kategoria i klasa hotelu bądź innego miejsca, w którym zaplanowany będzie nocleg i pobyt. O klasie jaką posiada hotel świadczą przyznane mu gwiazdki. Jednak nie wolno bezgranicznie im ufać, np. trzy gwiazdki w hotelu w egzotycznym kraju to nie to samo co ta sama liczba gwiazdek w Europie. Również wyposażenie pokoju hotelowego powinno być jasno określone, by nie okazało się na miejscu, że trzeba zapłacić np. za korzystanie z klimatyzacji lub płacić za każdorazowe korzystanie z leżaka nad basenem.
Ważnym elementem podpisywanej umowy jest wysokość zaliczki, jaką należy wpłacić za rezerwację wybranej wycieczki. Wpłacając pieniądze trzeba sprawdzić biuro podróży, które zajmuje się organizacją wypoczynku, w przeciwnym wypadku można stracić nie tylko pieniądze wpłacone jako zaliczka, ale również nerwy i czas. Czasem może się zdarzyć, że klient będzie musiał zrezygnować z wykupionego turnusu. Dotyczy to zwłaszcza tych sytuacji, gdy wycieczka wykupywana jest z dużym wyprzedzeniem. Zawsze można zabezpieczyć się przed taką ewentualnością i wykupić dodatkowe ubezpieczenie na wypadek rezygnacji z imprezy turystycznej. Możliwość taką oferuję np. firma ubezpieczeniowa Signal Iduna. Gdy dopilnuje się tych wszystkich elementów, istnieć będzie duże prawdopodobieństwo, że wczasy będą udane.
